紙上談兵的「紙」-文件(documatation)，於專案管理過程中，常被忽略或是很不起眼，但它卻有記載著專案前世、今生與未來(BNA；Before Now and After)的關鍵角色，因為於專案每個階段中，若都使用文件以記錄現在的作業規範內容、產品規格定義、技術規格等，是幫助團隊做為追蹤或查詢應用，且亦是做為專案溝通橋梁之一，並也提供專案成員可於某階段時所需要參考、引用時有一個準則與依歸。

文件存在於專案中的重要性

「別花effort在寫文件，有人會看嗎？」。經常聽到類似認為文件不需要特別花時間去撰寫與定義各階段的狀況，為何文件在專案管理上是很重要？Leodaddy將過往經驗看法整理出三個觀點：

1. 團隊遵循依據
透過文件確保每個階段標準的一致性與正確性，團隊成員若欲了解專案過程某階段或某個環節規格定義問題，即可藉由文件了解專案的情況，以利掌握專案的脈絡。

2. 行銷操作材料
行銷銷售團隊可從文件中了解產品的SWOT，輕易了解或更進一步比較分析與競品的差異處，並可其中擷取出產品的賣點，以擬定一套具體的行銷活動創造出佳績。

3. 團隊的專業價值
在給各階段有不同的文件述說專案產品的情況，且透過有效的版本控管文件，讓每個不同的文件於每個產品生命週期有他存在利用性，藉由專業的文件內容描述也讓團隊更具有專業價值。

用文件探索專案的前世、今生與未來

專案的前世、今生與未來，可利用文件來探索不同時期階段的專案產品輪廓樣貌，有效利用版本控管規則(後續幾天會提到)方式，讓文件能更明確的讓使用者了解不同的差異，清楚從中了解版本差異間產品的演進狀況與後續產品線的規畫等，「紙」上談兵是個很重要的存在，別小看在製作文件所付出effort的同仁喔！下圖是簡單的示意各時期文件版本呈現。